Rufnummer aktivieren und Ziel anlegen
Bitte beachten Sie, dass Sie vor der Konfiguration einer Rufnummer diese aktivieren müssen.
Zudem ist eine Sprachrufnummer erst dann erreichbar, wenn Sie ein Ziel mit dieser verknüpfen.
Ziele sind IP-Endgeräte (Telefone, Softphones, Apps), Mailboxen, externe Weiterleitungen und Rufgruppen. Klicken Sie auf nachfolgende Schaltfläche, um zu erfahren, wie Sie ein Ziel einrichten:
Rufnummer einrichten
Um die Rufnummer ohne detaillierte Konfiguration erreichbar zu machen, folgen Sie den kommenden Schritten.
Sie sind nun auf dem hinterlegten Ziel zu jeder Zeit erreichbar.
Nach dem Sie auf "Neue Weiterleitung einrichten" geklickt haben, erscheint der sog. Routing-Dialog. Hier definieren Sie Regeln für das Verhalten einer Rufnummer.
Weiterleitungstypen wählen
Um die Erreichbarkeit zu managen, müssen Sie Weiterleitungsregeln festlegen. Mit diesen Regeln können Sie definieren, zu welchen Uhrzeiten der Anruf an das entsprechende Ziel (Telefon, Mailbox etc.) geleitet wird.
Weiterleitungstyp 1 eignet sich, wenn Sie immer erreichbar sein möchten. Empfohlen wird jedoch, eine Mailbox als Basisregel einzustellen. So können Anrufer eine Nachricht hinterlassen, wenn Sie nicht erreichbar sind.
Weiterleitungstyp 2 eignet sich besonders, wenn Sie zu bestimmten Öffnungs- oder Bürozeiten erreichbar sein möchten. Anrufer, die außerhalb der definierten Zeiten anrufen, werden auf die Basisregel weitergeleitet (sofern keine weiteren Regeln existieren).
Weiterleitungstyp 3 eignet sich insbesondere für Ausnahmeregelungen, wie Feiertage. Diese sollten mit höherer Priorität angelegt werden, als die der Normalregelung.
Weitere Informationen zur Anrufweiterleitung finden Sie hier:
Priorität festlegen
Weiterleitungsregeln werden nach deren eingestellten Priorität durchgelaufen. So werden die eingestellten Regeln mit den aktuellen Begebenheiten geprüft. Folgendes Beispiel soll der Veranschaulichung dienen:
Regel "Weihnachten" mit Priorität 1: 24.12.2015, 6-18 Uhr, Weiterleitung an Ziel "Mailbox 1"
Regel "Geschäftszeiten" mit Priorität 2: Mo-Fr, 6-18 Uhr, Weiterleitung an Ziel "Telefon Büro"
Zunächst prüft das System die Regel mit der Priorität 1. Also wird abgefragt, ob heute der 24.12.2015 zwischen 6 und 18 Uhr ist. Ist dies nicht der Fall, wird die Regel übersprungen und die Regel mit der Priorität 2 geprüft. Ist also heute Montag, 8.30 Uhr, so wird der Anruf an "Telefon Büro" gestellt. Ist allerdings heute Samstag und nicht der 24.12.2015, 6-18 Uhr, so greift die Basisregel.
An diesem Beispiel wird auch klar, warum die Priorität so wichtig ist: Nehmen wir an, Regel "Weihnachten" hätte Priorität 2 und umgekehrt.
Wäre der 24.12.2015 z.B. ein Montag und ein Anruf ginge um 8.30 Uhr ein, so würde das System zunächst die Regel "Geschäftszeiten" prüfen, da diese ja Priorität 1 hat. Es käme zu dem Schluss: "Es ist Montag, 8-16 Uhr, also wird der Anruf auf "Telefon Büro" gestellt". Es käme also nicht dazu, zu prüfen, ob dieser Montag auch der 24.12.2015 ist, da die Regel "Geschäftszeiten" ja bereits zutrifft.
Sie können mit dem Operator Weiterleitungsdialog so viele Regeln einstellen, wie Sie möchten. Achten Sie jedoch auf die Priorisierung der Regeln: Ausnahmeregeln stehen immer über Normalregelungen.
Basisregel einrichten
Die Basisregel ist eine Regel, die greift, wenn alle anderen zuvor eingestellten Weiterleitungsregeln nicht mehr greifen. Diese finden Sie am Ende des Weiterleitungs-Dialogs.
Dies ist der Fall, wenn ein Ziel nicht erreichbar ist, ein Anruf nach oder vor der konfigurierten Zeit (Weiterleitungstyp 2) oder an einem anderen, als dem eingestellten Tag (Weiterleitungstyp 3) eingeht und es auch keine weiteren Regeln gibt, die dies auffangen. Entsprechend lohnt es sich, bei der Basisregel eine Mailbox zu hinterlegen, die Anrufer über die Nicht-Erreichbarkeit des Angerufenen informiert.
Anruffilter einrichten
Um Anrufe zu filtern, haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Nachfolgend finden Sie eine Anleitung zu diesen.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass der Filter für anonyme Anrufer nicht herausfiltert (Blacklist), sondern, dass anonyme Anrufe an das von Ihnen definierte Ziel weitergeleitet werden (Whitelist). Es bedarf einer weiteren Regel für nicht-anonyme Anrufer. Der Anruffilter sollte grundsätzlich mit Priorität 1 eingestellt werden.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass individuelle Anruffilter nicht herausfiltert (Blacklist), sondern, dass diese Anrufer an das von Ihnen definierte Ziel weitergeleitet werden (Whitelist). Es bedarf einer weiteren Regel für Anrufer von anderen Rufnummern. Anruffilter sollten grundsätzlich mit Priorität 1 eingestellt werden.
Weiterleitungsziel wählen
Sie können unbegrenzt viele Weiterleitungsregeln einstellen und so Ihre Erreichbarkeit individuell auf Ihren Bedarf abstimmen und planen.
In unserer Hilfestellung "Fallbeispiele Weiterleitungen" finden Sie Anwendungsbeispiele für Weiterleitungen.